Rees Outdoor Fit gaat extra zorgvuldig om met deze persoonsgegevens en registreert deze alleen indien deze strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening. Denk hierbij aan het handelen in geval van medische noodgevallen tijdens een les of training. Deze gegevens worden alleen aan anderen binnen Rees Outdoor Fit verstrekt indien zij de gegevens voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben.

Rees Outdoor Fit respecteert de privacy van haar medewerkers en leden. Daarom zorgen we ervoor dat de persoonlijke informatie die je met ons deelt, vertrouwelijk wordt behandeld en verwerkt. Wij handelen hierin in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Rees Outdoor Fit is gevestigd in Wapenveld en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73599158.

Door middel van deze privacy verklaring willen we je onder andere duidelijkheid geven over de persoonsgegevens die wij van je vragen, met welk doel we deze verwerken, in welke gevallen we persoonsgegevens delen met derden en welke maatregelen wij hebben getroffen om de veiligheid van je gegevens te waarborgen.

Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door Rees Outdoor Fit verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Het voeren van onze ledenadministratie
• Communicatie over het lidmaatschap

De wettelijke grondslag voor deze persoonsgegevens is de uitvoering van een lidmaatschapsovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Rees Outdoor Fit de volgende persoonsgegevens van je vragen:­

• Voornaam
• Achternaam
• Adres
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bankgegevens

Je persoonsgegevens worden door Rees Outdoor Fit opgeslagen gedurende de looptijd van je lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens
Rees Outdoor Fit verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens, indien je deze zelf aan ons verstrekt:

• medische gegevens

Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen doorgeven indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Rees Outdoor Fit maakt gebruik van een derde partij voor:

• Het bijhouden van de (financiële) ledenadministratie (e-boekhouden.nl)
• Het verzorgen van de salarisadministratie voor medewerkers
• Hosting van de Rees Outdoor Fit website (1EuroHosting)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers overeenkomst hebben afgesloten. In deze overeenkomst maken wij met deze partijen (verwerkers) de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons zou vragen. In zo’n geval moeten wij onze medewerking verlenen en zijn dus verplicht om deze gegevens af te geven.

Gebruik (digitaal) beeldmateriaal / publicatie website & sociaal media
Tijdens activiteiten die door Rees Outdoor Fit georganiseerd worden, kunnen en mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door medewerkers, (ouders/verzorgers van) leden en uitgenodigde pers. Rees Outdoor Fit hanteert een protocol voor het plaatsen van (digitaal) beeldmateriaal op haar website, sociaal media kanalen en andere uitingen van communicatie:

• Rees Outdoor Fit heeft de website www.reesoutdoorfit.nl Deze website is bedoeld om informatie te verstrekken over de sportactiviteiten aan leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden
• Het auteursrecht ten aanzien van de website en sociaal media kanalen berust bij Rees Outdoor Fit. Het is niet toegestaan om de inhoud hiervan in welke vorm of op welke wijze dan ook te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van Rees Outdoor Fit.
• Tijdens alle activiteiten die door Rees Outdoor Fit worden georganiseerd mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of ouders/verzorgers van leden. Voor zover deze opnamen voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit eigen gezin betreft gelden geen nadere bepalingen. Rees Outdoor Fit verzoekt in alle andere gevallen tot terughoudendheid in het maken en publiceren van foto’s. De vereniging aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid hiervoor.
• Het is niet toegestaan om foto’s en/of video opnames te maken in kleedruimten.
• Er worden geen foto’s van individuele jeugdleden geplaatst als de ouders/verzorgers hiervoor geen toestemming hebben gegeven. Bij voorkeur plaatsen wij enkel foto’s waarop minimaal twee à drie tieners te zien zijn
• Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij Rees Outdoor fit, zoals begeleiders en trainers. Als de betreffende persoon het hier niet mee eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
• Als een ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan kan dit kenbaar gemaakt worden via info@reesoutdoorfit.nl en zal het beeldmateriaal verwijderd worden
• Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun tiener(s), dienen dit schriftelijk of per e-mail via info@reesoutdoorfit.nl kenbaar te maken. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat we er rekening mee kunnen houden.
• Rees Outdoor Fit is eindverantwoordelijk voor de eigen Rees Outdoor Fit website, Facebook-pagina en andere eigen sociaal media

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Rees Outdoor Fit bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Rees Outdoor Fit van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens door middel van een intern privacy beleid

Rechten omtrent je gegevens
Onder de AVG heb je als persoon de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Het recht op vergetelheid. Dit betekent dat je het recht hebt om ‘vergeten’ te worden. Je kan hiervoor een verzoek indienen via info@reesoutdoorfit.nl om je gegevens te laten verwijderen uit onze systemen.
• Recht op inzage. Je hebt recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie en aanvulling. Je mag je persoonsgegevens wijzigen of aanvullen.
• Het recht op beperking van verwerking. Dit wil zeggen dat je kan aangeven om minder gegevens te laten verwerken.
• Het recht op dataportabiliteit. Je hebt het recht om persoonsgegevens over te laten dragen.
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Je hebt recht op een menselijk oordeel bij besluitvorming.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking en een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Wanneer één van bovenstaande verzoeken bij ons indient, dan kunnen we vragen om je te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan je verzoek. Als wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming, dan heb je altijd het recht om deze toestemming weer in te trekken.

Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen, zodat we samen tot een oplossing kunnen komen. Lukt dit niet, dan vinden we dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Heb je naar aanleiding van onze privacy verklaring nog vragen of opmerkingen, neem dan contact met ons op via info@reesoutdoorfit.nl
Rees Outdoor Fit behoudt zich het recht voor deze privacy verklaring aan te passen. We adviseren daarom om deze regelmatig te raadplegen voor eventuele wijzigingen.